ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones.
La organización funcional clásica, es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente establecido. Los miembros están agrupados según la especialidad: producción, comercialización, ingeniería y contabilidad a nivel superior. Las especialidades se pueden subdividir, a su vez, en organizaciones funcionales, que respaldan el negocio de la organización más grande. Las organizaciones funcionales también tienen proyectos; sin embargo, el alcance del proyecto generalmente se restringe a los límites de la función.
La usan
primordialmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de
productos, porque aprovecha con eficiencia los recursos especializados. Otra
ventaja importante de la estructura por funciones es que facilita mucho la
supervisión, pues cada gerente sólo debe ser experto en una gama limitada de
habilidades. Además, la estructura funcional facilita el movimiento de las
habilidades especializadas, para poder usarlas en los puntos donde más se
necesitan.
Conforme crece la
organización, sea expandiéndose en términos geográficos o ampliando su línea de
productos, empiezan a surgir algunas de las desventajas de la estructura por
funciones. Como los gerentes de funciones dependen de la oficina central,
resulta difícil tomar decisiones rápidas.
Ventajas de la organización funcional:
a) Mayor especialización.
b) Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.
c) La división del trabajo es planeada y no incidental.
d) El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
e) Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de
especialistas con que cuenta la organización.
Desventajas de la organización funcional:
a) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo
que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción
aparente o real de las órdenes.
b) Se viola el principio de la unidad de mando, lo que
origina confusión y conflictos.
c) La no clara definición de la autoridad da lugar a
rozamientos entre los jefes.
ORGANIZACIÓN POR EQUIPOS
En este
modelo organizacional, todos o gran parte de los integrantes del equipo
del proyecto trabajan con dedicación exclusiva al proyecto. El proyecto puede
estar inserto en una organización madre o ser la organización en sí. En el
extremo opuesto del espectro se encuentra la organización orientada a proyectos.
En una organización orientada a proyectos, los miembros del equipo están
frecuentemente ubicados en un mismo lugar. La mayoría de los recursos de la
organización están involucrados en el trabajo del proyecto, y los directores
del proyecto cuentan con una gran independencia y autoridad. Las organizaciones
orientadas a proyectos suelen tener unidades denominadas departamentos, pero
estos grupos dependen directamente del director del proyecto o proveen
servicios de soporte a diversos proyectos.
Ventajas de
la organización por proyectos - El administrador del proyecto tiene total responsabilidad y un mayor grado de autoridad sobre el proyecto.
- Se acortan las líneas de comunicación, mejorando la coordinación y tiempo de respuesta al cliente.
- Proyectos repetitivos aumentan la eficiencia y capacidades de los especialistas.
- Mayor nivel de compromiso y motivación.
- Existe unidad de mando (un solo jefe).
- Es simple y flexible, lo que facilita su comprensión e implementación.
- Mejora la dirección integrada del proyecto.
Desventajas
de la organización por proyectos
- Varios proyectos simultáneos implican un aumento considerable de recursos (básicos y especializados).
- Necesidad de asegurar la disponibilidad de recursos críticos, incrementa los costes.
- Difícil acceso a la base tecnológica de las áreas funcionales cuando se requieren soluciones que escapan al conocimiento de los especialistas.
- Tendencias a no respetar los procedimientos y políticas generales de la organización.
- Tendencia a una fuerte división entre el equipo del proyecto y el resto de la organización.
- Incertidumbre respecto al futuro de las personas una vez terminado el proyecto.
¿Dónde
aplicarlo?
En una
organización que se relacionan con proyectos de empresas nuevas y se
desea a toda costa el control de la ejecución con el fin de ganar el Know-how,
o impulsar el desarrollo de proyectos con tecnologías nuevas y complejas. Una
organización contrata a terceros los
trabajos de ingeniería, servicios de materiales o compras y la ejecución de la
obra. Sin embargo, rara vez traspasará la responsabilidad de actividades
eminentemente controladoras o bien de dirección, con dotaciones reducidas en
actividades como la contabilidad o el manejo financiero, por razones obvias.
Organización matricial débil
ORGANIZACIÓN MATRICIAL
Las
organizaciones matriciales, presentan una mezcla de características de las
organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. Las matriciales
débiles mantienen muchas de las características de las organizaciones
funcionales, y el director del proyecto es más un coordinador que un director.
De forma similar, las matriciales fuertes tienen muchas de las características
de las organizaciones orientadas a proyectos; pueden tener directores de
proyectos a dedicación completa con considerable autoridad y personal
administrativo de dedicación completa. Si bien la organización matricial
equilibrada reconoce la necesidad de un director del proyecto, no confiere al
director del proyecto autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su
financiación.
Organización matricial débil
Organización matricial fuerte
Una
combinación de los modelos funcionales y por proyectos, la organización esta
organizada en forma funcional, su nombre se debe a la forma en que los recursos
son asignados a cada proyecto.
Organización Matricial
Aportan a
los proyectos una suerte de solución de compromiso entre organizaciones
funcionales y por proyectos, logrando una serie de ventajas en su
funcionamiento. Cuando separamos las dependencias o líneas administrativas de
las funcionales para determinar posiciones o unidades, de manera que
transitoriamente se recurre a una doble dependencia con el objeto de dinamizar
y flexibilizar las comunicaciones, las decisiones y la acción.
La inserción
de una relación matricial simplifica las líneas y “acortan” las distancias
entre quienes participan en el proyecto, sin embargo, produce también
situaciones de dualidad de mando, responsabilidad compartida y comunicaciones
multilaterales, no resulta un precio demasiado alto si se compara con las
ventajas que aporta.
Ventajas de
la Organización Matricial:
- El proyecto es el punto de énfasis, compartiendo esta virtud con la organización por proyectos.
- Existe un razonable acceso a la base tecnológica de las áreas funcionales y se reduce la duplicación de recursos.
- Se genera menos ansiedad respecto al futuro.
- La respuesta a los clientes y flexibilidad es casi tan rápida como en la organización por proyectos.
- Mayor consistencia con los procedimientos y políticas de la organización.
- Cuando existen varios proyectos se logra un mejor balance de recursos a nivel de la organización.
Desventajas
de la Organización Matricial:
- El balance de poder entre el administrador del proyecto y los jefes funcionales es delicado.
- El equilibrio de recursos asignados a cada proyecto puede generar roces entre los administradores de proyectos.
- Compartir responsabilidades es complejo, para superar esta desventaja, el administrador del proyecto decide “qué” y “cuándo”, mientras que los jefes funcionales deciden “quién” y “cómo”.
- La administración matricial viola el principio de unidad de mando, pudiendo generar confusión y desorden.
¿Dónde
utilizar las organizaciones matriciales?
Puede ser
utilizada tanto para proyectos menores, en reemplazo de las relaciones de coordinación,
como en proyectos-empresa o proyectos autónomos. Mejora
notablemente la operatividad de las organizaciones funcionales y por proyecto
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